Jak zarządzać projektem? 8 skutecznych sposobów.

Jak zarządzać projektem? To pytanie pada w wielu przedsiębiorstwach, którym zależy na skutecznej realizacji każdego etapu takiego przedsięwzięcia. Dlaczego zarządzanie projektami odgrywa tak istotną rolę? Profesjonalne podejście w tym obszarze to klucz do optymalizacji kosztów oraz czasu trwania poszczególnych faz prac, a także uzyskania satysfakcjonującej jakości i bezpieczeństwa tworzonego rozwiązania, produktu lub usługi. W dalszej części artykułu wyjaśniamy m.in.: czym jest zarządzanie projektem oraz jakie metodologie wykorzystujemy w jego ramach.

Zarządzanie projektami – co to jest?

Chcąc ustalić, czym jest zarządzanie projektami, warto zdefiniować najpierw samo pojęcie projektu. Często można spotkać się z kolokwialnymi zastosowaniami tego terminu, które nie odzwierciedlają jego rzeczywistego znaczenia. Projekt jest przedsięwzięciem, które wyróżnia się tymczasowością oraz stopniowo doprecyzowywanym charakterem i ma najczęściej na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi. Aby zrealizować ten cel podejmuje się szereg działań i angażuje się zasoby ludzkie oraz finansowe. Otrzymany efekt powinien zauważalnie odróżniać się od innych usług bądź produktów, które można przypisać do tej samej kategorii.

Czym jest zarządzanie projektami? Polega ono na zastosowaniu odpowiedniej wiedzy, umiejętności oraz narzędzi do realizacji zbioru czynności prowadzących do osiągnięcia celów projektowych. Co istotne, należy przy tym uwzględnić szereg aspektów, takich jak m.in.:

• bezpieczeństwo,
• jakość,
• czas,
• koszt,
• ryzyko projektowe.

Odpowiedzią na pytanie, dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne, jest następująca: zarządzanie projektami pozwala osiągać cele projektów przy zachowaniu optymalnego poziomu wykorzystania zasobów.

Jak zarządzać projektami? Rola odpowiedniego wyboru podejścia

Projekty mogą mieć różną specyfikę, dlatego bardzo istotne w kontekście skutecznego zarządzania nimi jest przyjęcie optymalnych reguł, wedle których będziemy działać. Wśród rodzajów podejść do zarządzania projektami możemy wyróżnić m.in.:

1. Waterfall,
2. Agile,
3. Scrum,
4. Kanban,
5. Critical Path,
6. Six Sigma,
7. Rapid Applications Development,
8. Lean Management.

Dlaczego zarządzanie projektami powinno opierać się o podejście dopasowane do charakterystyki danych przedsięwzięć? W znaczący sposób wpływa to na optymalizację procesu projektowego poprzez m.in.:

• usprawnienie organizacji funkcjonowania zespołu projektowego oraz poprawę komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
• redukcję ryzyka dzięki bieżącemu monitorowaniu rozwoju projektu oraz pojawiających się zagrożeń,
• minimalizację kosztów,
• poprawę terminowości i jakości przeprowadzonych prac.

Właściwy dobór podejścia i metodologii zarządzania projektem to jeden z fundamentów, na których opiera się końcowy sukces całego przedsięwzięcia.

Jakie metodologie wykorzystujemy do zarządzania projektami w Endego?

Jako Endego oferujemy firmom z sektora automotive oraz innych branż szeroki zakres spersonalizowanych usług inżynierskich oraz symulacyjnych. Naszą specjalnością jest projektowanie przemysłowe, w obrębie którego znajduje się wiele poddyscyplin, w tym np. projektowanie samochodu. Jesteśmy elastyczni, dlatego sposób, w jaki zarządzamy prowadzonymi przez nas projektami, dopasowujemy do ich specyfiki oraz potrzeb naszych partnerów. Jakie podejścia i metodologie wykorzystujemy w naszej pracy?

Waterfall

Jednym z podejść stosowanych przez nas do zarządzania projektami jest tzw. podejście tradycyjne, zwane również modelem kaskadowym (z ang. waterfall). Jakie są jego podstawowe założenia? W modelu kaskadowym poszczególne zadania w obrębie projektu wykonuje się liniowo, a zakończenie jednego z nich jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia innego. Charakterystyczne dla tradycyjnego podejścia jest to, że specyfikacja każdej z następujących po sobie faz projektu jest uzależniona od wyników, jakie zostały osiągnięte w fazie poprzedniej.

Jakie fazy występują w modelu zarządzania Waterfall? Możemy wśród nich wyróżnić fazy:

• koncepcji,
• inicjacji,
• analizy,
• budowy,
• testowania,
• wdrażania,
• konserwacji.

Kiedy warto zastosować model kaskadowy? To korzystna strategia, gdy zakres prac w projekcie jest stały, a zmiany koncepcji na późniejszych etapach są bardzo trudne lub nawet niemożliwe do wdrożenia. Do najważniejszych zalet tej metody zarządzania zalicza się: efektywną kontrolę przebiegu projektu dzięki dokładnej dokumentacji oraz transparentność dla klienta podejmowanych przez nas działań.

Agile

Podejściem stojącym poniekąd w kontrze do dość sztywnego modelu kaskadowego jest podejście zwinne (z ang. agile). Z założeń tej filozofii zarządzania projektami korzysta się bardzo często w branży IT, ale znajdują one zastosowanie także w innych sektorach. Charakterystyczną cechą tego podejścia jest podział projektu na iteracje, czyli okresy objęte szczegółowym planem działania. Dopiero po realizacji celu danej iteracji następuje przygotowanie planu kolejnej. Jest to znacząca różnica w porównaniu do Waterfall, gdzie mamy do czynienia z założonym z góry planem i bardziej drobiazgową dokumentacją.

Podejście Agile umożliwia elastyczne dostosowywanie planu projektu do aktualnych potrzeb i oczekiwań klienta. Pozwala ono na powrót do wcześniejszych faz projektu i wprowadzenie w nich niezbędnych modyfikacji. Zwinne zarządzanie projektami kładzie większy nacisk na inicjatywę i samodzielność zespołu projektowego oraz koncentrację na satysfakcji klienta, zamiast na realizacji początkowych założeń projektowych.

Scrum

Scrum stanowi jedną z najpopularniejszych metodyk zwinnych opartych na filozofii Agile. Charakteryzuje ją podział na iteracje, określone jako tzw. sprinty, które trwają maksymalnie jeden miesiąc. Każdy ze sprintów powinien wprowadzać zmiany, które w istotny sposób modyfikują i udoskonalają finalny produkt. Kluczową kwestią w przypadku tej metody jest dobra współpraca między:

• zespołem projektowym, który powinien odznaczać się dużą samodzielnością i zdolnością do samoorganizacji,
• Scrum Masterem pełniącym rolę mentora, który zajmuje się identyfikacją wąskich gardeł i dbającym o jakość usługi świadczonej na rzecz klienta,
• Product Ownerem określającym zbiór zadań do realizacji oraz priorytet każdego z nich.

Metodologia Scrum jest świetnym rozwiązaniem w przypadku projektów wymagających dużej elastyczności i możliwości szybkiego wprowadzania poprawek w projekcie. Pozwala ona na ciągłe doskonalenie projektu i bieżące dostosowywanie go do wymagań klienta.

Kanban

Do metod opierających się na podejściu zwinnym zalicza się także Kanban. Pochodzi ona z Japonii i pierwotnie była wykorzystywana przede wszystkim w branży produkcyjnej, ale obecnie znajduje zastosowanie także w przedsiębiorstwach działających w innych sektorach. Kanban można tłumaczyć np. jako szyld lub tablica i nazwa ta zdecydowanie nie jest przypadkowa. Ważnym pojęciem w tym podejściu jest tzw. tablica Kanban, która dzieli poszczególne zadania projektowe na trzy fazy. Pierwsza z nich dotyczy nowych, nierozpoczętych zadań, druga określa zadania będące w toku realizacji, natomiast trzecia oznacza ukończenie danego zadania. Taki podział pozwala na śledzenie postępu poszczególnych zadań i skuteczne zarządzanie projektem poprzez ograniczanie liczby działań pozostających w drugiej fazie. 

Jakimi projektami można efektywnie zarządzać dzięki metodzie Kanban? Korzystamy z niej podczas prowadzenia projektów wymagających elastyczności i ograniczenia czasu poświęconego na planowanie. Dzięki niej możemy sprawnie identyfikować zadania, które stanowią wąskie gardła w procesie.

Critical Path

Critical Path, znana również jako metoda ścieżki krytycznej, pozwala w znaczący sposób usprawniać planowanie projektu, zarządzanie zasobami w jego ramach oraz umożliwia skuteczniejsze unikanie wąskich gardeł. Czym jest sama ścieżka krytyczna? Pod tym pojęciem kryje się najdłuższa sekwencja czynności, które są poukładane w ten sposób, że ukończenie jednego zadania jest konieczne do rozpoczęcia kolejnego. Opóźnienie w realizacji czynności ze ścieżki krytycznej powoduje przesunięcie terminu zakończenia całego projektu. Przy skomplikowanych przedsięwzięciach może się okazać, że mamy do czynienia z więcej niż jedną ścieżką krytyczną – podczas planowania działań należy jednak dążyć do ograniczenia ich liczby. Znajomość ścieżek krytycznych projektu pozwala zoptymalizować alokację zasobów i zapewnić terminowość wykonania krytycznych zadań.

Six Sigma

SIx Sigma – co to jest? Podejście Six Sigma zostało opracowane w spółce Motorola i bazuje na statystyce. Podstawowym celem tej metodyki jest redukcja prawdopodobieństwa wystąpienia defektu do 3,4 na milion okazji, co wiąże się z odległością sześciu sigma od wartości centralnej rozkładu prawdopodobieństwa, który przyjęliśmy. Stosuje się ją przy realizacji projektów mających za zadanie poprawę jakości lub efektywności istniejących procesów. W przypadku takich projektów z góry znamy problem i charakterystykę danego procesu, ale nie mamy wiedzy o zakresie działań, które mają pomóc w osiągnięciu celu.

Rapid Applications Development

Metoda Rapid Applications Development bazuje na prototypowaniu rozwiązań w obszarze aplikacji oraz szybkim wprowadzaniu zmian na podstawie feedbacku. Pozwala ona uniknąć długiego procesu planowania i umożliwia działanie na podstawie ogólnych wymagań, które doprecyzowuje się wraz z rozwojem projektu. Najważniejszymi zaletami RAD są skrócony czas developmentu, możliwość zmiany wymagań klienta oraz krótki odstęp między dostarczeniem prototypu, a wprowadzeniem usprawnień.

Lean Management

Lean Management, czyli tzw. szczupłe zarządzanie, stawia sobie dwa podstawowe cele: redukcję strat oraz maksymalizację wartości dostarczanej klientowi. Ważną ideą w przypadku tego podejścia jest ciągłe doskonalenie, które wiąże się z bieżącą, systematyczną pracą nad rozwiązywaniem problemów pojawiających się w projekcie.

Planujesz duże przedsięwzięcie w swojej firmie i potrzebujesz wsparcia wykwalifikowanych inżynierów, którzy wiedzą, jak zarządzać projektem w skutecznych sposób? Zapraszamy do kontaktu!